Privacy

UITGANGSPUNTEN EN DOEL

Binnen Baas van Horst aan de Maas wordt gewerkt met persoonsgegevens van bestuur, deelnemers, organisatieleden en vrijwilligers.  Baas van Horst aan de Maas gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen.

Persoonsgegevens worden op een zorgvuldige wijze verzameld en bewaard door het secretariaat met het doel de communicatie voor, tijdens en na het evenement optimaal te laten verlopen en alle betrokkenen tijdig te informeren over Baas van Horst aan de Maas gerelateerde zaken.

De persoonsgegevens van de deelnemers zijn tevens belangrijk om inzicht te krijgen, zodat het bestuur haar beleid kan ontwikkelen.

De gegevens van oud-deelnemers en bestuursleden worden beperkt digitaal bewaard door het secretariaat om de historie te waarborgen. De inhoud wordt gebruikt voor interne statistiek.

REGISTRATIE PERSOONSGEGEVENS

Bestuur administratie

Om te weten wie de bestuursleden zijn en voor externe vastlegging bij instantie zoals KvK, worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum, emailadres.

Om bestuursleden te  informeren is er een emailgroep en app groep. Deze wordt beheerd door het secretariaat.

Deelnemersadministratie

Om met de deelnemers van Baas van Horst aan de Maas te communiceren en het evenement te organiseren worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd m.b.v. ……. Onze ticketingprovider……: naam, telefoonnummer, emailadres, leeftijd, geslacht en bankrekeningnummer.

Alle gegevens die de deelnemer op bij de aanmelding invult, zullen gebruikt worden voor het organiseren van Baas van Horst aan de Maas.

Tijdens activiteiten kunnen beeld- en geluidsopname gemaakt worden.

Deelnemers geven bij aanmelding aan dat ze hierin instemmen.

Door het invullen van het aanmeldformulier of het bezoeken van Baas van Horst aan de Maas gaat men akkoord met het Privacybeleid van Stichting Baas van Horst aan de Maas.

Vrijwilligersadministratie

Om met de vrijwilligers van Baas van Horst aan de Maas te communiceren en het evenement te organiseren worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd: naam, telefoonnummer, emailadres, T-shirtmaat, geslacht.

Financiën

Om de deelnemersbijdrage te kunnen innen wordt gebruik gemaakt van Onze ticketingprovider. Onze ticketingprovider heeft een eigen privacybeleid.

Deelnemers geven bij hun aanmelding akkoord voor dit beleid.

Website/facebook

Om promotie te maken voor het evenement worden foto’s en filmmateriaal op onze advertenties, website en social media geplaatst.

Aanmelden jaarlijks evenement

Wanneer deelnemers en vrijwilligers zich aanmelden voor Baas van Horst aan de Maas  worden zij geïnformeerd over het privacybeleid van Baas van Horst aan de Maas. Deelnemers en vrijwilligers stemmen in met dit beleid op het moment dat ze doorgaan met aanmelden en de link met Onze ticketingprovider aanklikken.

Op de site wordt bij de link naar Onze ticketingprovider “Bij aanklikken van deze link geeft u Baas van Horst aan de Maas toestemming om uw gegevens te beheren, conform het Privacybeleid van Baas van Horst aan de Maas”.

Deelnemers en vrijwilligers kunnen aangeven of zij bezwaar hebben tegen bewaren van hun persoonsgegevens en tegen het plaatsen van foto- en filmmateriaal op advertenties, de website en social media. Na afloop van Baas van Horst aan de Maas en bij het plaatsen van foto- en filmmateriaal wordt hier rekening mee gehouden. Op verzoek worden deze gegevens verwijderd.

REGISTRATIE BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS

Bijzondere gegevens mogen alleen geregistreerd worden als hiervoor een noodzaak bestaat. Binnen Baas van Horst aan de Maas worden de volgende bijzondere persoonsgegevens geregistreerd;

Kopie paspoort (papier/digitaal) t.b.v. de inschrijving van een bestuurslid bij KvK. Deze wordt aan het secretariaat verstrekt en zal nadat de inschrijving voltooid is, worden vernietigd/verwijderd.

Bij aanmelding voor het evenement wordt i.v.m. lunch en BBQ geïnformeerd naar dieetwensen of allergieën. Na afloop van de activiteit worden deze gegevens gewist.

REGISTRATIE BEELDMATERIAAL

Tijdens het evenement worden, door Baas van Horst aan de Maas, foto’s en filmopnames gemaakt voor de vastlegging van de gebeurtenissen. Deelnemers en vrijwilligers staan expliciet toe dat beeldmateriaal wordt gemaakt voor onderstaande doelstelling. Dit beeldmateriaal wordt alleen gebruikt voor terugblikken en promotie van Baas van Horst aan de Maas op “eigen” mediadragers en worden niet aan commerciële partijen verstrekt.

BEWAREN PERSOONSGEGEVENS

Dit beleid staat op onze Dropbox. Persoonsgegevens zijn alleen door het bestuur te raadplegen.

Na afloop van de activiteit worden de persoonsgegevens vernietigd. Alleen de naam en het emailadres worden bewaard om deelnemers en vrijwilligers ook in de toekomst te informeren over activiteiten van Baas van Horst aan de Maas. Wanneer men geen informatie meer wenst te ontvangen, kan men zich schriftelijk afmelden bij het secretariaat of doormiddel van een email naar info@baasvanhorstaandemaas.nl.

De commissies bewaren de gegevens in mappen op de computer. De computers zijn beveiligd met een wachtwoord. Papieren documenten worden in een ordner bewaard. Deze ordner staat in een afgesloten kast.

INZIEN PERSOONSGEGEVENS

Deelnemers en vrijwilligers kunnen op verzoek hun eigen, door Baas van Horst aan de Maas opgeslagen, persoonsgegevens inzien bij het secretariaat. Wanneer er onjuiste gegevens vermeld staan en deze gecorrigeerd moeten worden, wordt dit uitgevoerd door het secretariaat.

BACKUP GEGEVENSBESTAND

De secretaris en de penningmeester maken een back-up op een harde schijf/usb-stick. Deze worden bij hun thuis bewaard.

SOCIAL MEDIA

Baas van Horst aan de Maas is actief op social media.

MAATREGELEN TEGEN DATALEK

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

De website wordt beheerd door een professional, die zorgt dat de beveiliging van de website up to date blijft.

Binnen Baas van Horst aan de Maas is er een emailgroep en een app groep. De leden dienen met deze gegevens vertrouwelijk om te gaan en mogen in geen geval deze emailadressen en telefoonnummers voor andere doelen dan voor de stichting gebruiken. Na beëindigen van het bestuurslidmaatschap wordt het bestuurslid uit de emailgroep en app groep verwijderd.

MELDEN DATALEK

Elke organisatie die persoonsgegevens opslaat, is verplicht datalekken te melden binnen 72 uur na ontdekking.

We spreken van een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Een datalek is het gevolg van een beveiligingsprobleem. In de meeste gevallen gaat het om uitgelekte computerbestanden, een gestolen geprinte ledenlijst of cliëntgegevens.

Andere voorbeelden zijn cyberaanvallen, verkeerd verzonden e-mail, gestolen laptops, afgedankte niet-schoongemaakte computers en verloren usb-sticks.

Het datalek moet gemeld worden bij de secretaris en de voorzitter;

Zij zullen checken: welke gegevens gelekt zijn, waar deze zijn terecht gekomen, wat de (mogelijke) gevolgen zijn, welke maatregelen genomen kunnen worden om de gevolgen te beperken en welke maatregelen genomen kunnen worden om een dergelijk lek in de toekomst te voorkomen. Het bestuur informeert de persoon of personen wiens gegevens uitgelekt zijn over het datalek en de genomen maatregelen.

De secretaris/voorzitter doet indien nodig melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meldingen kunnen digitaal gedaan worden bij het meldloket van de Autoriteit Persoonsgegevens:  http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl. In Nederland controleert de Autoriteit Persoonsgegevens of organisaties voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens kan ook boetes opleggen wanneer na waarschuwingen een organisatie het beleid rond bescherming persoonsgegevens niet verbetert.

TOEGANG BESTANDEN PERSOONSGEGEVENS

Binnen Baas van Horst aan de Maas hebben alle commissies toegang tot de volledige bestanden met de persoonsgegevens.

EXTERNE PARTIJEN

Wij maken gebruik van een derde partij voor de aanmelding van het evenement en online ticketverkoop. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Deze verwerkers zullen in een verwerkersovereenkomst worden verplicht de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerkers zich maximaal inspannen de persoonsgegevens te beschermen.

Verder zijn er geen afspraken met externe partijen m.b.t. het verwerken van persoonsgegevens. De gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Dit betekent dat ze niet worden doorgestuurd naar externe partijen en dat binnen de vereniging alleen de personen die de gegevens vanuit hun functie in moeten zien toegang hebben.

KLACHTEN

Bij klachten over de verwerking van persoonsgegevens, kan er contact opgenomen worden met het secretariaat. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Men heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

BORGING BELEID

Jaarlijks wordt door het bestuur nagegaan of het Privacybeleid nog up to date is en indien nodig wordt het beleid aangepast.

CONTACTGEGEVENS

Email info@baasvanhorstaandemaas.nl